L’importance concédée à la présence et à la proximité réelles du monarque dans ses rapports avec ses sujets constituait un défi pour les dirigeants d’Ancien Régime : la distance et l’éloignement multiplient les situations d’absence du monarque et conduisent à l’élaboration d’une politique active de persuasion et de représentation. Cette politique s’est principalement exprimée par l’écriture. L’importance du document est un sujet systématiquement rappelé par l’historiographie : la communication entre l’Espagne et les Indes eut été impossible sans l’écrit et par conséquent la conquête, l’administration de la justice, l’évangélisation, le commerce, la navigation, tout cela n’aurait été possible sans l’existence préalable d’un système d’écriture et de documents organisé. Dès lors, il est important de poser autrement la question et de mettre en évidence l’influence que l’expansion ibérique a eue sur le développement des administrations et du système de documentation de la monarchie. Quelles réformes et innovations ont été instiguées pour surmonter et atténuer les deux contraintes les plus importantes à tous les niveaux du gouvernement impérial ? La distance et l’absence permanente du monarque.
En ce sens, nous analyserons les effets que ces contraintes exercent sur les quatre valeurs traditionnellement accordées à la rédaction du document écrit : la valeur représentative, informative, probatoire, et organisatrice. L’étude quantitative et qualitative des documents, des institutions et des acteurs de la production écrite doit montrer l’ampleur des solutions matérielles pour vaincre les distances, mais également les limites de tels outils.